Voorbeeld · fictief bedrijf

Zo ziet een AI Quickscan eruit.

Dit is een voorbeeldrapport voor Testprospect B.V. Dat bedrijf bestaat niet. Alle bevindingen, cijfers en bronnen zijn verzonnen om de vorm te laten zien.

Bedrijf: Testprospect B.V. (fictief)
Bronnen: verzonnen, als voorbeeld

In het kort

Eerst de kern, dan de details.

Hypothese

Aanvragen via de website wachten soms dagen op antwoord. Het uitwerken van intakegesprekken kost het team elke week uren.

Deze week te doen

Twee weken aanvragen en reactietijd tellen. Daarna een directe bevestiging met een concept-antwoord.

In de eerste maand

Een proef van drie weken met concept-verslagen van intakegesprekken.

Wat we van u nodig hebben

Het aantal aanvragen en intakegesprekken per week.

Scorekaart

Zes gebieden, met hoe zeker we zijn.

Kies een gebied voor de uitleg. Zekerheid loopt van niet zichtbaar tot hoog. Een cijfer per gebied staat er nog niet: dat vraagt eerst vaste scoreregels.

Bereikbaarheid voor aanvragenFormulier zonder ontvangstbevestiging. Zekerheid: HoogKans gevonden

Bron: Voorbeeldbron C, de eigen website (feit).

Wat het betekent: Een klant weet niet of de aanvraag is aangekomen.

Naar Q1

Reactie op klantvragenTwee van zes reviews noemen een trage reactie. Zekerheid: MiddelKans gevonden

Bron: Voorbeeldbron B, openbare reviews (observatie).

Wat het betekent: Zes reviews is weinig. Daarom eerst tellen, dan pas oplossen.

Naar Q1

VindbaarheidGeen FAQ en geen structured data op de site. Zekerheid: HoogKans gevonden

Bron: Voorbeeldbron C (feit).

Wat het betekent: Zoekmachines en AI-assistenten vinden de antwoorden op vaste vragen niet.

Naar Q2

Vaste documentenHet intakeverslag is een vaste stap. Hoe het gemaakt wordt, is niet zichtbaar. Zekerheid: LaagKans gevonden

Bron: Voorbeeldbron C en D (feit en aanname).

Wat het betekent: Een vacature voor een officemanager wijst op drukte. Dat is een aanname.

Naar M1 Naar M2

Planning en opvolgingNiet zichtbaar in openbare bronnen. Zekerheid: Niet zichtbaarVraag voor het gesprek

Bron: Geen openbare bron.

Wat het betekent: Dit vragen we in het gesprek. We vullen het niet zelf in.

Grip op AINiets zichtbaar over AI-gebruik. Zekerheid: Niet zichtbaarVraag voor het gesprek

Bron: Aanname.

Wat het betekent: Wie gebruikt al AI, met welke gegevens? Dat is een vraag voor het gesprek.

Naar Q3

4 van 6 gebieden zichtbaar in openbare bronnen.

Kansen

Zes kansen, van deze week tot 90 dagen.

Elke kans heeft wat we zagen, een oplossing, de moeite en een eerste stap. Een medewerker keurt elk bericht goed.

Q1 · Deze week · Aanbevolen eerste stap

Twee weken tellen, daarna ontvangstbevestiging

Wat we zagen: Formulier zonder bevestiging. Twee reviews over wachten (zekerheid Middel).
Oplossing: Eerst twee weken aanvragen en reactietijd tellen. Daarna, als het telt, een directe bevestiging met concept-antwoord. Een medewerker verstuurt.
Moeite: Klein
Eerste stap: Per aanvraag de datum en de tijd tot het antwoord noteren.

Q2 · Deze week

FAQ-pagina en vindbaarheid

Wat we zagen: Geen FAQ en geen structured data (zekerheid Hoog).
Oplossing: Een FAQ uit de tien vaste vragen, leesbaar voor zoekmachines en AI-assistenten.
Moeite: Klein
Eerste stap: Dezelfde tien vragen gebruiken als bij Q1.

Q3 · Vraag voor het gesprek

AI-afspraken op één pagina

Wat we zagen: Niets zichtbaar over AI-gebruik (aanname, Laag).
Oplossing: Eén pagina: welke tools, welke gegevens nooit, wie beslist.
Moeite: Klein
Eerste stap: Navragen wie in het team al AI gebruikt.

M1 · Eerste maand

Concept-verslag uit intakenotities

Wat we zagen: Intake als vaste stap. Vacature officemanager (zekerheid Middel).
Oplossing: AI maakt een concept-verslag in de eigen opmaak. Een adviseur controleert.
Moeite: Middel, proef van drie weken met een beslismoment
Eerste stap: Tien notities van recente intakes verzamelen.

M2 · Eerste maand

Vaste documenten als sjabloon

Wat we zagen: Vraag voor het gesprek: welke documenten maakt u elke week opnieuw?
Oplossing: Sjablonen in de eigen huisstijl die AI vult. Een mens controleert.
Moeite: Middel
Eerste stap: De drie meest gemaakte documenten kiezen.

G1 · 90 dagen · Grotere stap

AI-medewerker Aanvraag-opvolger

Wat we zagen: Q1 en M1 raken hetzelfde werk: de aanvraag.
Oplossing: Combineert Q1 en M1 tot één vaste taak met grenzen. Alleen als de proeven werken. Zie de kaart onderaan.
Moeite: Groter
Eerste stap: Besluit na de terugblik op dag 28.

Impact tegenover moeite

Linksboven staat wat eerst moet. Kies een punt om de kans te zien.

Dicht rondje: deze weekOpen rondje: eerste maandVierkant: 90 dagenGestippeld: vraag voor het gesprekBordeaux: aanbevolen eerste stap

Impact en moeite zijn een inschatting op een schaal van 1 tot 5, geen meting.

Plan

De eerste 30 dagen.

Week 1 de kleine stappen, daarna proeven met een beslismoment en een terugblik.

Kies een dag

Week 1: de kleine stappen. Dag 14: beslismoment. Dag 28: terugblik.

Q1 Meting, daarna bevestiging

Q2 FAQ en vindbaarheid

Q3 Vraag in het gesprek

M2 Vaste documenten

M1 Intakeverslag, proef

G1 AI-medewerker, besluit later

Dag 1Dag 15Dag 30

Dag 14: Beslismoment: de meting is klaar, de proef van M1 start of niet.
Dag 28: Terugblik en meting. Daarna het besluit over G1.

Rekenvoorbeeld

Tijdwinst, met uw eigen getallen.

Een rekenvoorbeeld, geen belofte. De besparing is een aanname. In een echte quickscan telt het bedrijf eerst twee weken; daarna pas een getal.

Voorbeeld: 10 aanvragen maal 15 minuten maal 30 procent, min 10 minuten controle: circa 0,6 uur per week.

Aanvragen per week (eigen getal) 10

Minuten per antwoord nu (eigen getal) 15 min

Besparing (aanname) 30%

Controle per week (aanname) 10 min

Rekenuitkomst per week, geen meting 0

Geen kostenbesparing en geen toezegging. Of er tijd vrijkomt, blijkt pas uit een meting in de eigen praktijk.

Vindbaarheid en veiligheid

Gevonden worden, en veilig beginnen.

Vindbaarheid (fictief)
Check	Uitkomst
Index	Gevonden met 14 pagina's (zoekmachine, domeinfilter)
Naam	Een bedrijf met een bijna gelijke naam staat hoger
Assistent-test, drie vragen, twee aanbieders	Genoemd bij vraag a, niet bij b en c

Veiligheid per stap
Kans	Gegevens	Wie keurt goed	Nog niet doen
Q1	Naam en vraag uit het formulier	Medewerker, elk bericht	Automatisch versturen
Q2	Geen persoonsgegevens	Eigenaar, vóór publicatie	Antwoorden over individuele klanten
M1	Gespreksnotities	Adviseur, elk verslag	Bijzondere persoonsgegevens

Bijlage

Kaart van een AI-medewerker.

Zo ziet een grotere stap eruit voordat er iets gebouwd wordt.

Kaart G1: Aanvraag-opvolger

Probleem: Aanvragen wachten soms dagen. Verslagen kosten adviseurs tijd (aanname, te bevestigen).
Wat doet hij: Bevestigt elke aanvraag, vat hem samen en maakt na de intake een concept-verslag.
Start en input: Bij elke nieuwe aanvraag en na elk intakegesprek. Input: formulier en notities.
Koppelt met: Mail en agenda: lezen en concepten klaarzetten. Niets versturen.
Wie beslist: De medewerker verstuurt. De eigenaar keurt nieuwe vaste antwoorden goed.
Grenzen: Geen mail versturen, geen afspraken bevestigen, geen bijzondere persoonsgegevens.
Bij twijfel: Stopt en markeert de aanvraag voor een medewerker.
Meten: Reactietijd en minuten per verslag, met een nulmeting in week 1 en 2.
Privacy: Welke gegevens, waar ze staan en een verwerkersovereenkomst: vóór gebruik vastgesteld.

Bronnen en grenzen. Voorbeeldbron A tot en met D zijn verzonnen. In een echte quickscan staat bij elke bevinding een bron met datum en zekerheid. Bevindingen met zekerheid Middel of Laag zijn niet bevestigd. Vindbaarheid in AI-assistenten kan niemand garanderen.

Wat dit voorbeeld laat zien

Een quickscan is de eerste stap van de werkwijze: kijken waar AI tijd bespaart, en waar niet. Met één eerste stap en een bron bij elke bevinding.

Lees de werkwijze Zo werkt JT Studio zelf